Un projet, ça peut être long et mettre nos nerfs à rude épreuve… À vouloir gagner toujours plus de temps, aller toujours plus vite, on s’emmêle les pinceaux et on devient contre-productif. C’est dommage ! Alors aujourd’hui on vous livre 7 conseils pour apprendre à aborder son projet d’une meilleure manière et pour devenir réellement plus productif.
S’organiser avec sa « To Do List »
L’organisation va être l’élément clé de votre projet, celle qui déterminera les rôles de chacun, le temps dont vous allez devoir disposer et le budget que vous allez devoir investir.
Alors pour une meilleure organisation, on opte pour la « To Do List », l’outil indispensable dans l’équipe d’Irys pour booster notre productivité, pour lister chaque jour les tâches à réaliser et être sûr de ne rien oublier ! Cela vous permet aussi de noter toutes les petites tâches qui peuvent se rajouter au cours d’une journée.
Premier réflexe du lundi matin : on note les objectifs quotidiens, même si on complète au fur et à mesure, pour se fixer des objectifs et rester motivé !
Et si vous n’êtes pas papier, vous pouvez utiliser de nombreuses applications qui sont dédiées pour, comme Trello, Todoist, Notion, Evernote… La liste est longue ?.
©Tim pour Irys
Commencer par la tâche la plus importante
Qu’elles soient prioritaires ou seulement plus complexes, les tâches lourdes sont plus difficilement réalisables quand vous êtes déjà à une liste conséquente effectuée… Ne vous mettez pas de bâton dans les roues et commencez par celle-ci, qui de plus, vous permettra de vous relâcher après coup, pour réaliser les tâches moins importantes.
Un bon moyen pour vous concentrer dès le matin, pour faire être productif, et pour vous libérer de toute pression que vous auriez déjà pu accumuler dans votre journée.
Décomposer les lourdes tâches
En parlant de tâches, soyons honnêtes, commencer en se disant qu’on a un objectif énorme à accomplir, ce n’est pas ce qui peut motiver le plus… Alors l’astuce pour être plus productif, c’est de décomposer la tâche, pour avancer plus sereinement, « step by step ».
Vous voulez un exemple ? Vous devez réaliser une maquette pour votre nouveau site : une première tâche serait de communiquer et noter les envies et objectifs de l’entreprise, une seconde tâche pour la rédaction du brouillon afin de mettre les idées en place, une troisième pour réaliser la maquette et enfin une quatrième pour peaufiner les détails et la diffuser. Plutôt que de vous lancer dans la tâche entière de la réalisation, réaliser plusieurs petites tâches vous cadre plus, et vous motive plus car vous les accomplissez au fur et à mesure.
En faisant ça, vous avancez vers des objectifs plus facilement atteignables, et vous évitez de procrastiner.
©Estelle pour Irys
Ne pas se perdre dans les multiples tâches de la journée
Vous devez suivre un fil rouge, pas la peine de commencer dix tâches en même temps, en se disant que vous allez tous finir plus vite. Avoir la tête à dix endroits différents, c’est perdre du temps et de l’efficacité puisque vous n’êtes pas complètement focus sur votre tâche.
Evitez le multitâches et privilégiez la qualité de ce que vous allez produire : encore une fois « step by step », ce n’est pas une course. Vous avez un temps, oui, mais si votre planning est bien organisé, votre objectif sera largement atteint dans les temps. Alors pas de panique ni de précipitation, faites les choses calmement, dans l’ordre.
La C-O-M-M-U-N-I-C-A-T-I-O-N
On ne le dira jamais assez, mais pour être productif dans un projet, il est inconcevable d’avancer sans communiquer avec son équipe, faire des points, des « briefs », des réunions régulièrement pour savoir où tout le monde en est. On vous parle de communication interne mais c’est aussi valable pour la communication externe.
Communiquer avec vos clients, c’est indispensable, cela peut être via vos réseaux sociaux si c’est un message que vous voulez diffuser, par email si vous devez contacter votre client mais que cela est plutôt rapide, par chat pour une discussion informelle, courte et rapide, ou même au téléphone pour échanger plus de détails si c’est trop complexe par écrit.
Bref la communication sous toutes ses formes, c’est le passage obligé pour amener à bon port votre projet.
Déléguer les tâches
On n’aime pas toujours redonner aux autres ce qui semblait être une de nos tâches, mais quand on a 340925 choses à faire, on est réaliste, et on accepte que ce ne soit plus dans nos cordes, ou qu’on n’a plus le temps pour ça.
Bien sûr, on ne délègue pas tout, ni n’importe quelle tâche, mais on délègue :
- Les petites tâches urgentes sans trop d’importance.
- Les tâches dans lesquelles nous n’avons pas les compétences requises.
- Les petits détails à peaufiner (mais qui prennent du temps).
Une plus petite quantité, pour une meilleure qualité, finalement il n’y a pas photo ? !
Éliminer les distractions
Si on veut travailler efficacement, on peut peut-être s’éloigner de toutes les mauvaises distractions… Bruits ambiants, notifications toutes les 5 minutes, emails à n’en plus finir, appels de téléphone, nouveautés sur les réseaux sociaux… Les distractions sont nombreuses, mais mieux vaut-il activer le mode avion et se déconnecter le temps d’une tâche pour que votre concentration soit réservée pour ce que vous devez faire plutôt que ce qu’il se passe autour de vous.
Et cerise sur le gâteau, si vous n’arrivez toujours pas à vous concentrer, vous pouvez opter pour des applications ou de la musique, ambiance zen, pour vous mettre dans votre bulle quand vous en avez besoin.
Maintenant, plus aucune excuse pour ne pas travailler correctement, un petit café, et c’est parti !
